Niespotykane zdarzenia podczas kontroli z NBP i parę słów o czynnym żalu

Dzisiaj opowiem Wam o jednym z ostatnich zdarzeń, z które przeżyłam, a które wzbudziło we mnie… zdziwienie.

Sprawa na początku wydawała się błaha. Otóż do przedsiębiorcy miała przyjść kontrola z Narodowego Banku Polskiego (dalej NBP). Celem kontroli miało być sprawdzenie, czy przedsiębiorca wypełnia swoje obowiązki z zakresu sprawozdawczości do NBP. Wydawać by się mogło, że kontrola powinna przebiegać szybko, rutynowo, w pozytywnej atmosferze, a w przypadku wykrycia ewentualnych nieprawidłowości w złożonych sprawozdaniach do NBP, kontrolujący wskażą w sposób „ludzki” – jak powinno być poprawnie.

Jak się okazało, to były tylko moje optymistyczne przewidywania, natomiast rzeczywistość okazała się nieco bardziej brutalna. Niestety :( A historia zdarzeń była następująca:

Dzień przed planowaną kontrolą.

Po weryfikacji wcześniej złożonych sprawozdań do NBP, okazało się, że przedsiębiorca sporządził je nieprawidłowo i jeszcze przed rozpoczęciem kontroli złożył poprawione dokumenty, a także sprawozdania, których nie złożył wcześniej, a okazało się, że ich złożenie było konieczne.

Z uwagi na groźbę sankcji karnych – skarbowych, przedsiębiorca przezornie złożył wraz ze sprawozdaniami do NBP tzw. „czynny żal” (szerzej na ten temat na końcu tego wpisu).

Pierwszy dzień kontroli.

Kontrolujący zgodnie z wcześniejszymi uzgodnieniami rozpoczynają kontrolę.

Na początku kontrolujący dowiadują się, że przedsiębiorca na dzień przed kontrolą złożył korekty sprawozdań do NBP, a także sprawozdania zaległe, co do których nie posiadał wcześniej wiedzy, że ma obowiązek takowe składać. Ta informacja wzburzyła emocje kontrolujących.

Czego dowiedział się przedsiębiorca wprost od kontrolujących?

  • że nie spodziewali się tego, co zastali, bo byli przekonani, że to jest mało skomplikowany przedsiębiorca i że do sprawdzenia będą podstawowe sprawozdania. Liczyli nawet, że może okaże się, iż przedsiębiorca nie ma w ogóle obowiązku składać sprawozdań do NBP. A tu tymczasem nie dość, że ten przedsiębiorca ma obowiązek składać niemalże wszystkie sprawozdania, to jeszcze do sprawdzenia jest więcej niż zakładali;
  • że kontrolujący są niezadowoleni, bo liczyli, że spędzą u przedsiębiorcy jeden rutynowy dzień na kontroli, a teraz to będą co najmniej 2 tygodnie;
  • że wszystko, co przedsiębiorca złożył jest nieprawidłowe. Nieważne, że jeszcze nie sprawdzone przez kontrolujących…

Kolejne dni kontroli … może troszkę bardziej merytoryczne.

Kontrolujący wskazują nieprawidłowości.

Przedsiębiorca zwraca się z zapytaniem, dlaczego kontrolujący wskazują na błędy, skoro to co zrobił przedsiębiorca jest zgodne z obowiązującymi przepisami, jednocześnie wskazując na odpowiednie przepisy rozporządzenia, z których wynika prawidłowość wyliczeń dla sporządzonych sprawozdań.

Kontrolujący nie potrafią udzielić odpowiedzi, tłumaczą, że muszą zapytać się centrali NBP, bo UWAGA! dotychczas inni kontrolowani przedsiębiorcy robili inaczej. Czy zatem robili niezgodnie z rozporządzeniem, ale kontrolujący uznawali to za prawidłowe?

Kontrolujący mówią też, że właściwym urzędem skarbowym prowadzącym postępowania karno – skarbowe jest urząd według miejsca prowadzenia działalności, a nie urząd właściwy dla podmiotów zagranicznych. Tymczasem kontrolowanym przedsiębiorcą był podmiot, dla którego właściwym urzędem był tzw. duży urząd obsługujący między innymi podmioty zagraniczne.

Z uwagi na powyższe „rewelacje”, ze zdziwienia wykonujemy (my doradca) telefon do centrali NBP.

Z uzyskanych informacji, wynika że przedsiębiorca zastosował właściwe przepisy i błędy, na które wskazują kontrolujący nie są faktycznymi błędami i że oczywistym jest, iż właściwym urzędem – w analizowanym przypadku – jest ten dla podmiotów zagranicznych.

Ostatnie dni kontroli.

Kontrolujący żądają na piśmie wyjaśnień od przedsiębiorcy, aby ten uzasadnił dlaczego to, co zrobił dobrze… jest źle :)

Przedsiębiorca składa wyjaśnienia. Kontrolujący „nakazują” zmienić treść wyjaśnień, w ten sposób, aby przedsiębiorca napisał, że popełnił błąd i rację mają kontrolujący. Przy czym kontrolujący wprost wskazują, co dokładnie ma być zmienione w wyjaśnieniach złożonych przez przedsiębiorcę.

Następnie jest chwila na wzbudzenie u przedsiębiorcy strachu i lęku…

„Czy Pan (Pani) myślicie, że uda Wam się uniknąć kary z kodeksu karnego – skarbowego?”

Jest protokół kontroli.

W protokole znajdują się nieprawdziwe, napisane własnymi słowami kontrolujących wyjaśnienia przedsiębiorcy, z których wynika dokładnie to, co kontrolujący chcieli, aby przedsiębiorca zawarł we wcześniejszych wyjaśnieniach.

Przedsiębiorca prosi, aby te nieprawdziwe informacje zostały usunięte z protokołu i aby w protokole było odwołanie do realnych wyjaśnień złożonych przez przedsiębiorcę albo aby te wyjaśnienia były zacytowane w treści protokołu. Na co kontrolujący odpowiadają: protokół sporządzamy my i będziemy w nim umieszczać to, co uznamy za słuszne, a przedsiębiorca ma obowiązek ten protokół po prostu podpisać. Tu znów pojawiają się wątpliwości, kto ma ten protokół podpisać – czy może to być osoba umocowana do podpisywania protokołu, czy też musi być zarząd, bez względu na to, że kontrolę obsługiwała inna umocowana do tego osoba.

Tak oto wyglądał kontrola u przedsiębiorcy i teraz kilka słów podsumowania.

Przyznam, że nie rozumiem, co było faktycznym problemem, dlaczego w tym przypadku kontrolujący w ogóle robili jakiekolwiek problemy przedsiębiorcy. Nawet, gdy przedsiębiorca złożył poprawione sprawozdania na dzień przed kontrolą albo popełnił jakikolwiek błąd, czy zrobił to, aby kogoś oszukać, czy zrobił to z premedytacją, aby ktoś inny miał jakiekolwiek problemy? Co mogłoby uzasadniać sposób w jaki był traktowany?

O ile łatwiej i przyjemniej dla wszystkich byłoby, gdyby kontrolujący:

  • byli pozytywnie nastawieni do przedsiębiorcy, a przede wszystkim do osób, które go reprezentują. Z szacunkiem odnosili się do jego ciężkiej pracy, a która nie polega wyłącznie na sporządzaniu sprawozdań do NBP;
  • kontrolowali, wskazywali na nieprawidłowości, a nie wytykali błędy i wręcz z zadowoleniem zacierali ręce, że ten przedsiębiorca, a raczej osoba, która go reprezentuje, będzie ukarana;
  • po ludzku powiedzieli, że to i to należałoby poprawić, ale przede wszystkim dlaczego jest to nieprawidłowe i jak powinno być poprawione, aby w przyszłości takich błędów przedsiębiorca nie popełniał.

Czyż nie łatwiej byłoby, gdybyśmy wszyscy wzajemnie szanowali pracę innych, potrafili się przyznać do ewentualnych wątpliwości, a nie na siłę „forsowali” swoją rację, traktowali siebie nawzajem jak partnerów, którzy mają jeden wspólny cel: przedsiębiorca chce się prawidłowo rozliczyć, a kontrolujący chcą ta poprawność sprawdzić, bez udowadniania tego, kto jest w tym przypadku ważniejszy, mądrzejszy i kto ma większą władzę?

Każda kontrola jest ważna, w tym także kontrola z NBP, ale w życiu przedsiębiorcy jest wiele więcej obowiązków o charakterze sprawozdawczym, a nie jesteśmy nieomylni, zarówno my przedsiębiorcy, jak i kontrolujący, więc może odrobina wzajemnego zrozumienia i dobrej woli, pomogłaby wszystkim przetrwać trudny czas kontroli.

Na koniec zwracam uwagę wszystkim przedsiębiorcom, że gdy:

  • zdarzy Wam się błąd w sprawozdaniu złożonym do NBP,
  • albo zapomnicie złożyć jakiekolwiek sprawozdanie do NBP,
  • albo złożycie sprawozdanie do NBP nieterminowo,
  • albo w wyniku kontroli okaże się, ze popełniliście jakikolwiek błąd,

to pamiętajcie, aby złożyć tzw. czynny żal (art. 16 ustawy Kodeks karny skarbowy). „Pożalić” musicie się przed urzędem skarbowym dla Was właściwym. W czynnym żalu należy wskazać między innymi, jaki zabroniony czyn popełniliście, z jednoczesną informacją, że czyn ten został „naprawiony”. Ale co najważniejsze, czynny żal, aby był skuteczny musi zostać złożony przed pozyskaniem informacji o popełnionym przez Was czynie zabronionym przez organ podatkowy.

Życzę Wszystkim, aby podczas kontroli, ale i nie tylko, kierowali się prostymi zasadami „nie rób drugiemu co Tobie niemiłe”, czyli nie róbmy rzeczy, których sami nie chcielibyśmy doświadczyć od innych.


Beata Hudziak
  • Agata Klimza

    Pani Beato, dziękuję za informacje zawarte w tym poście. Właśnie szykuje mi się kontrola z NBP, zaczyna się pojutrze…(ku memu ogromnemu zdziwieniu, że jednak kontrolują :) ). Mam pytanie – czy jeśli w latach 2014-2015 spóźniałam się ze składaniem sprawozdań do NBP, czy do każdego takiego spóźnionego sprawozdania mam złożyć czynny żal, czy też mogę „zbiorczo” się pożalić? :)I tak samo odnośnie błędów, do każdego sprawozdania osobno, czy można zbiorczo? Słyszałam że mandaty bywają ogromne..

    • Beata Hudziak

      Pani Agato,
      W mojej ocenie wystarczy jeden egzemplarz czynnego żalu do wszystkich wykroczeń. Jednak spotkałam się też z taka praktyką, że akceptowano tylko 1 czynny żal = 1 wykroczenie. Nie mniej jednak, nawet gdy podatnik złoży jeden czynny zal, na którym zostaną szczegółowo określone wykroczenia, to organ musi taki dokument przyjąć. Proszę tylko pamiętać, aby czynny zal złożyły wszystkie osoby odpowiedzialne za popełnienie czynu zabronionego, jak i o tym aby dokument ten złożyć w odpowiednim czasie, tj. zanim o wykroczeniu dowie się organ od NBP. Tymczasem życzę powodzenia:)

      • Agata Klimza

        dziękuję Pani Beato. Panie są u mnie właśnie, kontrola toczy się przyjemnie, oczywiście błędy są, ale każą na bieżąco korygować. Tak czy inaczej czynne żale złożę zanim protokół trafi do US. Bardzo dziękuję za pomoc i pozdrawiam.

  • Ninaaaa

    Witam. Zamierzam właśnie złożyć czynny żal do US. Jaki jest zatem US właściwy do złożenia czynnego żalu?

    • Beata Hudziak

      Dzień dobry,
      Przepraszam, ze dopiero teraz odpowiadam i pewnie już Pani zdążyła złożyć czynny żal. W każdym razie w tej kwestii może Pani spotkać się z dwoma rozwiązaniami. W mojej ocenie, czynny żal należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego według siedziby (np. spółka kapitałowa), albo miejsca zamieszkania (np. osoba fizyczna) kontrolowanego. Czynny żal składa się bowiem do urzędu, do którego NBP będzie kierował protokół kontroli. Spotkałam się jednak tez z takim podejściem, że NBP złożył protokół w urzędzie właściwym wg miejsca prowadzenia działalności. Z tego co wiem, urząd ten odesłał następnie protokół do innego właściwego urzędu wraz z czynnymi żalami, które w międzyczasie zostały złożone też do tego urzędu właściwego według miejsca prowadzenia działalności. także podejścia są różne, czasami dobrze złożyć czynny żal i do urzędu właściwego wg miejsca prowadzenia działalności jak i według siedziby:)
      Beata Hudziak